AGROQUÍMICOS AROCEROS DE COLOMBIA, AGROZ S.A.
En cumplimiento con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, sobre la protección de datos personales, establece que dentro del ejercicio de nuestras actividades industriales y comerciales podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de clientes, proveedores, contratistas, accionistas, miembros de junta, visitantes, empleados y sus familias (en adelante los titulares) para lo cual se sujetará a los siguientes lineamientos de recolección y Tratamiento de los datos personales:
1. Finalidad del Tratamiento de datos personales: Los datos personales que el titular suministre, serán utilizados así:
Clientes: Para la atención de requisitos de éste, el envío de información comercial,
promocional o de servicios solicitados, Gestión de cobros, Gestión de facturación y para el
cumplimiento de obligaciones legales de debida diligencia y conocimiento de la contraparte a
través de bases de datos de carácter público o privado, enfocados en la gestión de riesgos.
Trabajadores: para procesos de selección, actividades de bienestar de los empleados y sus
familias, gestión de personal, capacitaciones, nomina, prestaciones sociales, llamados de
atención, sanciones gestión de emergencias médicas, así como controles de seguridad, tales
como circuito cerrado de televisión, control de acceso, ingreso y salida, cumplimiento de
obligaciones legales de debida diligencia y conocimiento de la contraparte a través de bases de
datos de carácter público o privado, enfocados en la gestión de riesgos.
Accionistas y miembros de junta: cumplimiento de obligaciones legales de debida diligencia y
conocimiento de la contraparte a través de bases de datos de carácter público o privado,
enfocados en la gestión de riesgos.
Proveedores y contratistas: Gestión de pagos y facturación, capacitaciones, controles de
seguridad, tales como circuito cerrado de televisión, control de acceso, ingreso y salida,
cumplimiento de obligaciones legales de debida diligencia y conocimiento de la contraparte a
través de bases de datos de carácter público o privado, enfocados en la gestión de riesgos.
Visitantes incluidos conductores: controles de seguridad, tales como circuito cerrado de televisión, control de acceso, ingreso y salida, cumplimiento de obligaciones legales de debida diligencia enfocados en la gestión de riesgos.
En todos los casos se solicitará autorización del titular y se aplicarán medidas de
confidencialidad y protección de la información suministrada. Cuando se trate de datos
personales de niños, niñas o adolescentes, se solicitará autorización del representante legal de
éstos y los datos solo serán tratados teniendo como fin los programas de bienestar de los hijos
de los trabajadores de AGROZ S.A.
2. Protección de los datos personales: los datos recolectados previa autorización del titular o su representante legal, serán incorporados en una base de datos cuya responsabilidad y manejo está a cargo de AGROZ S.A. Los datos que tengan el carácter personal, tales como: nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono, correo electrónico, datos básicos familiares o biométricos, suministrados por el titular, serán administrados de forma confidencial y con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
3. Confidencialidad: AGROZ S.A se abstiene de ceder, vender o compartir los datos de carácter
personal recolectados, sin la expresa autorización del usuario, exceptuando el caso que en el
marco de la ley y la autoridad competente así lo requiera. Así mismo, AGROZ S.A actualizará,
rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado
de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
4. Medios de divulgación: el titular podrá acceder a nuestras políticas siempre que lo requiera a
través de nuestra página web o cualquier otro medio de comunicación disponible. Donde se le
informará sobre las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, así
como sus derechos y deberes a este respecto.
5. Derechos del titular: el titular tiene derecho a acceder a sus datos personales cuando estos
estén bajo el control de AGROZ S.A., igualmente podrá conocer, actualizar, rectificar o suprimir
el dato y revocar la autorización. Agroz S.A. actualizará los datos cuando estos no sean precisos
o suficientes o cuando así lo solicite el Titular. Los datos personales solo serán sometidos a
tratamiento durante el tiempo que sea necesario para alcanzar su finalidad. Este término se
entenderá como el plazo razonable para dar adecuado cumplimiento a la finalidad que fue
informada y autorizada expresamente por el titular. El titular podrá consultar sus datos
personales en cualquier momento. Todo en el marco de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377
de 2013 y demás normas que las modifiquen o las substituyan.
6. Medios para el ejercicio de los derechos: Los titulares que opten por ejercer sus derechos
sobre sus datos personales lo podrán hacer a través de la página Web: www.agroz.com.co en la
sección contáctenos, a través del correo electrónico: habeasdata@agroz.com.co o mediante
escrito a la dirección: Km 1 vía espinal - Ibagué, en Espinal Tolima indicando la petición o
derecho que ejercita, nombre y apellido del titular y los datos de contacto para recibir la
información relacionada.
Una vez recibida la comunicación el proceso de gestión de calidad de AGROZ S.A. realizará las gestiones pertinentes encaminadas a atender la solicitud o queja presentada.
7. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos:
7.1. El titular o representante legal deberá acreditar correcta y completamente su identidad y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
7.2. La solicitud deberá contener como mínimo el nombre, número de identificación, dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.
7.3. Las peticiones o consultas serán atendidas por AGROZ S.A. en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho termino, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4. Si la solicitud se presenta incompleta, AGROZ S.A. deberá requerir al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
7.5. Una vez recibida la solicitud se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que
diga “habeas data en trámite” y el motivo de éste, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles; dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
8. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes: de conformidad con la ley
cuando a ello haya lugar AGROZ S.A. sólo realizará el tratamiento de datos personales de menores
de edad, siempre y cuando este tratamiento responda al interés superior amparado por las normas
que regulan el conjunto de los derechos establecidos y reconocidos en favor de los niños, niñas y
adolescentes.
Todos los trabajadores de AGROZ S.A. deben velar porque el tratamiento de los datos personales
de los menores de edad cumpla las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto
reglamentario.
9. Vigencia: Esta política ha sido aprobada por AGROZ S.A. a través de su representante legal el día
2024-04-09.
Jorge Ramiro Mojica Hernández
Representante Legal AGROZ S.A.
Política de privacidad y protección de datos personales
Dirección: Kilometro 1 vía Espinal - Ibagué, Zona Industrial del Espinal.
Revisión 3, 2024-04-09.